Veelgestelde vragen rondom aanpassingen transformatiemiddelen

De behaaldatum is de datum waarop het afgesproken resultaat daadwerkelijk is behaald. Bijvoorbeeld als de KPI is dat een ICT-module wordt opgeleverd en dat gebeurt op 1 december 2024 dan is dat de behaaldatum ongeacht wanneer de bewijslast wordt aangeleverd of het behalen van de KPI wordt gemeld.

De behaaldatum is níet de datum waarop gerapporteerd wordt, het behalen in de stuurgroep wordt vastgesteld of waarop de bewijslast wordt goedgekeurd.

De NZa beschikking voor IZA-transformatiemiddelen loopt t/m 31-12-2028. Het is mogelijk om KPI's tot en met 31-12-2028 te behalen. Het is daarbij wel mogelijk dat de bewijslast later ingediend wordt in 2029, als de KPI maar wel in 2028 is behaald. De kosten worden verantwoord op het jaar waarin de KPI is behaald en dus uiterlijk verantwoord in het boekjaar 2028.

Voor het aantonen van het behalen van een KPI is geen financiële onderbouwing of bewijs van gerealiseerde kosten vereist. Het uitgangspunt is dat, wanneer een kpi volledig is behaald, het oorspronkelijk aan de kpi gekoppelde bedrag wordt uitbetaald.

De aan kpi's gekoppelde bedragen zijn doorgaans niet één-op-één te herleiden tot specifieke kostenposten of activiteiten. Het kan daarom voorkomen - ook al zouden partijen het plan precies volgens begroting uitvoeren - dat een zorgaanbieder voor een specifieke kpi meer of minder transformatiemiddelen ontvangt dan de daadwerkelijk gerealiseerde kosten die samenhangen met het behalen van die kpi. De gerealiseerde kosten en de uitgekeerde transformatiemiddelen lopen daarmee niet volledig gelijk.

De verhouding tussen daadwerkelijke kosten en ontvangen middelen wordt niet op kpi‑niveau beoordeeld, maar integraal gemonitord via de financiële monitoringsgesprekken. Eventuele verschillen worden daar besproken en, indien nodig, worden passende mitigerende maatregelen afgesproken.

De uiteindelijk ontvangen Transformatiemiddelen mogen niet hoger zijn dan de werkelijke kosten daarom wordt zoveel mogelijk tussentijds maar in ieder geval voor afronding van het plan de uitbetaling hierop aangepast.

Zorgverzekeraars moeten controleren of er sprake is van dubbele bekostiging bij de financiering van transformatieplannen. Zij zullen met name kijken naar de interne personeelskosten omdat het personeel ook ingezet kan worden op reguliere zorgtaken en dus niet apart gefinancierd wordt. De zorgverzekeraar voert deze controle vooral vooraf uit bij de beoordeling van de begroting.

Interne personeelskosten worden door de zorgverzekeraar gecontroleerd door middel van:

Vooraf bij de begroting:

• schriftelijke toelichtingen op dubbele bekostiging door indieners van het transformatieplan
• het gesprek aangaan met hoe de zorgpartijen omgaan met de dubbele bekostiging 

Achteraf bij de verantwoording van de werkelijke kosten:

• afgegeven bestuursverklaringen
• het gesprek aangaan met zorgpartijen over hoe zij omgaan met de dubbele bekostiging

De zorgverzekeraar hanteert bij de beoordeling van de dubbele bekostiging het volgende uitgangspunt. Interne uren mogen worden vergoed uit de transformatiemiddelen als aan de volgende voorwaarden voldaan is:

• de uren zijn daadwerkelijk ingezet voor het transformatieplan
• de medewerker kan zijn oorspronkelijke taken (deels) niet meer uitvoeren
• er is geen subsidie of andere vergoeding ontvangen, of kan worden ontvangen, voor deze uren
• de uren zijn niet ingezet voor reguliere zorg
• transformatie van zorg is geen onderdeel van de reguliere werkzaamheden van de betreffende medewerker tenzij hiervoor extra kosten gemaakt zijn voor de uitvoering van het transformatieplan (denk hierbij aan transformatiemedewerkers, leden raad van bestuur)

Het is aan de zorgverzekeraar om te beoordelen of de onderbouwing ten aanzien van dubbele bekostiging plausibel/geloofwaardig is. Zij kunnen hiervoor indien zij dat wensen een deelwaarneming op doen. 

De NZa controleert de beoordeling van de dubbele bekostiging door de zorgverzekeraar door vast te stellen of de zorgverzekeraar het juiste proces doorlopen heeft. Indien de NZa dit noodzakelijk acht kan de NZa een deelwaarneming doen. 

Om de administratieve lasten voor de deelnemende (zorg)partijen beheersbaar te houden, wordt bij de financiële verantwoording van de transformatiemiddelen onderscheid gemaakt naar de schaal van het transformatieplan.

De schaal is gebaseerd op de financiële omvang van het gehele plan, dus alle beschikbaar gestelde transformatiemiddelen gemeten over de gehele looptijd van het plan. Daarbij worden alle beschikbaar gestelde transformatiemiddelen gemeten, dus de Zvw-transformatiemiddelen samengenomen met de SPUK-transformatiemiddelen. Een transformatieplan wordt ingedeeld in één van de drie schalen:

1. Klein: < EUR 5 miljoen
2. Middelgroot: EUR 5 miljoen tot en met 40 miljoen
3. Groot: > EUR 40 miljoen

Nu de uitvoering van plannen op grote schaal plaatsvindt, zien we dat de werkelijkheid regelmatig afwijkt van de eerder gemaakte afspraken over planning en begroting. Dat is normaal. Iedereen heeft bij het indienen van een plan de beste inschatting gemaakt van de benodigde tijd en middelen. Maar omdat het gaat om transformeren en nieuwe dingen doen, en omdat plannen een lange doorlooptijd hebben, kan de werkelijkheid afwijken van de eerdere planning.

Het is belangrijk dat de deelnemers met de verzekeraars (in de stuurgroep) periodiek spreken over de planning/mijlpalen en begroting . Dan kan gezamenlijk worden bepaald of er moet worden bijgestuurd.

Alle plannen zijn beoordeeld op impact. De KPI’s zijn een middel om deze doelen te behalen. Worden KPI’s later dan gepland maar wel volledig behaald? Nadat de zorgverzekeraar op basis van de door de deelnemers aangeleverde bewijsstukken heeft vastgesteld dat de KPI's daadwerkelijk zijn behaald, worden ze gewoon uitbetaald. 

Bij een grote vertraging onderzoeken de deelnemers en zorgverzekeraars of dit gevolgen heeft voor het tijdig behalen van de doelen van het transformatieplan en de KPI’s. Indien nodig passen partijen het plan aan. (NB. Transformatiemiddelen zijn beschikbaar tot en met 2028. KPI’s die daarna worden behaald kunnen niet meer worden uitbetaald).

Als een KPI niet volledig gehaald wordt, dan kan dit betekenen dat de KPI niet of slechts gedeeltelijk wordt betaald. Om tot een beslissing te komen over de mate waarin op deze KPI kan worden uitbetaald, moet worden onderbouwd waarom (gedeeltelijke) uitbetaling toch passend is. Wat hiervoor exact moet worden aangeleverd, is afhankelijk van de aard van de KPI, de betrokken partijen en de soorten kosten. In de stuurgroep van het transformatieplan kunnen hierover afspraken worden gemaakt.

In het IZA is afgesproken dat er € 2,8 miljard aan transformatiemiddelen beschikbaar zijn voor de jaren 2023 t/m 2027.

Van dat bedrag is € 0,4 miljard via de VWS-begroting uitgegeven. Dit betrof middelen voor bepaalde IZA afspraken, waarvan bekostiging via de VWS- begroting logischer was dan via zorgverzekeraars logischer. Hierbij gaat het om onder andere medisch specialistische vervolgopleidingen, doelmatigheidsonderzoek in het MSZ domein en een onderzoeksprogramma verpleging en verzorging.

Daarnaast is in het AZWA overeengekomen dat € 346 miljoen uit de transformatiemiddelen wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de financiering van de vaccinaties van gordelroos, opleiden en het versterken van de basisinfrastructuur in het sociaal domein.

 Op dit moment is er € 1,961 miljard beschikbaar is voor transformatieplannen. Hiervan is er nog € 365 miljoen gereserveerd  (peildatum september) voor mentale gezondheidsnetwerken, zorgcoördinatie en spreiding en concentratie. De overige € 1,596 is toegekend aan goedgekeurde transformatieplannen. Onderstaand is een verdeling naar sectoren opgenomen. 

Conform het verantwoordingskader van de NZa voeren indieners en verzekeraars periodieke gezamenlijke (financiële) monitoring van een transformatieplan uit en sturen zij indien nodig bij. Onderdeel daarvan is met elkaar kijken naar verschillen tussen werkelijke kosten en begrote kosten van de activiteiten die in het transformatieplan opgenomen zijn. Als deze verschillen er zijn, moet hierop worden bijgestuurd.

Een van de mogelijkheden is dat als partijen het over de aanpassingen eens zijn er binnen het beschikbare bedrag tussen begrotingsposten kan worden geschoven en ook de KPI’s hierop kunnen worden aangepast. Dit kan alleen als dit bijdraagt aan de gestelde doelen, zoals in het plan is opgenomen.

Nee dat kan niet. De middelen zijn toegekend voor het specifieke transformatieplan. Als dit minder kost dan begroot dan komt dat geld beschikbaar voor plannen die nu in de wachtrij staan omdat het geld op is. Hiervoor zal de zorgverzekeraar een aangepaste beschikking bij de NZa aanvragen.

Voor een beperkt aantal plannen is er mogelijk toch geld als blijkt dat andere plannen die al goedgekeurd zijn minder geld nodig hebben. Er is daarom een wachtrij voor een limitatief aantal plannen die zich via het ‘wie het eerst komt wie het eerst maalt’-principe vult. Deze wachtrij is gevuld met goedgekeurde plannen. Door zorgverzekeraars is richting indieners gecommuniceerd welke plannen in de wachtrij staan, zodat dit voor indieners duidelijk is.

Met het AZWA is er € 346 miljoen van de transformatiemiddelen overgeheveld naar de begroting voor bijvoorbeeld de financiering van de vaccinaties van gordelroos, opleiden en het versterken van de basisinfrastructuur in het sociaal domein. Daarnaast is er een afspraak over use it or lose it, waarbij middelen terugvloeien naar Financiën als deze niet gebruikt worden voor transformatieplannen. Het beschikbare bedrag is hiermee € 1,961 miljard. Deze beschikbare middelen zijn inmiddels toegekend, of gereserveerd voor plannen met prioritaire thema’s.